Solicitando Archivos de Empleado/Personales, Leyes de California

Visión General

Solicitar sus archivos personales o archivos de empleado es un derecho que usted tiene de conformidad con el Código de Trabajo de California. Sin embargo, un empleador no debe entregarle a usted esos documentos involuntariamente; se debe realizar una solicitud. Seguir los simples pasos anteriores asegurará que los documentos sean enviados adecuadamente y en los tiempos correctos. Si usted tiene más preguntas, hablar con un abogado o echar un vistazo al código del trabajo puede guiarle en la dirección correcta.

De conformidad con la ley de California, un empleado tiene derecho a una copia de cualquier cosa que él o ella hubiera firmado incluyendo un documento de empleo. Sin embargo, un empleador no produce estos documentos sin una solicitud por parte del empleado. Si quiere recibir o hacer valer su derecho sobre sus archivos personales, hay algunos pasos que debe seguir para recibirlo.

Solicitud de Registros

Como se indicó anteriormente, para obtener sus registros, se debe realizar una solicitud. Esto se puede hacer de forma oral, bajo algunos estatutos, pero por escrito es siempre la mejor opción. Al realizar la solicitud por escrito, también se asegura de tener una copia de la solicitud. Además, podría ser de su interés preguntar a su empleador cómo le gustaría que se hiciera la solicitud. Si tiene dudas, una carta formal es la forma de proceder para mostrar profesionalismo y respeto.

Cómo escribir una solicitud

El problema número uno de un empleado es cómo solicitar su documentación. Según la ley de California, es fácil. Como se indicó anteriormente, una solicitud puede ser tan informal como un correo electrónico hasta una carta oficial. Es importante notar que cuando se realiza la solicitud, no es necesario explicar sus motivos. De conformidad con la ley de California usted tiene derecho a una copia de sus registros independientemente de la razón.

Qué incluir en la solicitud

Al hacer su solicitud, incluya específicamente lo que necesita. Por ejemplo, si necesita los recibos de pago o una prueba de empleo, dígalo. Además, asegúrese de colocar una fecha límite para cuando necesita recibir los documentos. Un buen marco de tiempo sería 30 días a partir del envío de la solicitud. Sin embargo, es importante notar que un empleador tiene solo 21 días para responder a una solicitud de talonarios o registros de pago.

Aunque no es necesario, hacer referencia a la ley, específicamente al código de trabajo, asegurará que se cumplan los plazos límites y se siga la solicitud. Para el empleado incluirlo podría resultar incómodo, pero puede causar que la persona que lea la solicitud entienda y esté consciente de las pautas específicas establecidas para proteger a los empleados. Además, la solicitud puede ser recibida por alguien que no conozca la ley e inherentemente no seguiría los tiempos adecuados. Aun así, esto no es obligatorio al solicitar su archivo.

Brad Nakase, Abogado


Claudia Padilla, Legal Assistant

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